نصائح حول كتابة بريد إلكتروني أو مستند مهني

كتابة بريد إلكتروني أمرٌ يختلف عن كتابة نصٍ أدبي، أو خطاب تعارف، أو حتى مقالٍ صحفيٍّ، أو بحثيّ؛ فلغة البريد الإلكتروني تختلف عن أي لغة خطاب أخرى، ولها خصائص محددة يجب اتباعها لخصوصية هذه الوسيلة في التواصل، ولذلك إليك هذه النصائح:

أولاً: البداية الوديّة. 

من المفضل أن تبدأ بريدك الإلكتروني بتحيةٍ وديّةٍ مميزة، مستوثقاً من اسم المستلم، ومخاطباً إياه بما تسمح به علاقتك معه من حيث الودودية أو الرسمية في التعبير.

أمّا إذا كان البريد الإلكتروني لمسؤول توظيف مثلاً، ولا تعرف اسمه، فاستخدم المسمّى الوظيفي، مثل “عزيزي مدير التوظيف”، وإذا كان البريد الإلكتروني عبارة عن ردٍّ على بريدٍ مرسل فيجب تضمين ردك عبارة “شكرا لك على التواصل”. 

ثانياً: الاختصار. 

الإيجاز مهمٌ في التواصل المهني؛ فيجب احترام وقت زملائك من خلال معرفة بالضبط ما تحتاج إلى توصيله قبل أن تبدأ الكتابة، حتّى تتمكّن من إبقاء رسالتك موجزة، فأنت لا تعلم كيف سيقرأ رسالتك المسؤول عن تلّقيها، لربما قرأها وهو في وسيلة مواصلات، أو يتحدّث عبر التليفون، أو متناولاً طعامه، وليس كون رسالتك مختصرة يعني أن تكون حادة، أو وقحة بشكلٍ ما، بل يجب الحفاظ على روح النبرة الإيجابية وذلك يكون بعدة طرق منها، تضمين رسالة ختامية تشكر فيها مساعدتهم لك، وكذلك عرض الجاهزية للرد على أي استفسار.

 ثالثاً: لا تهمل السياق أثناء كتابة بريد إلكتروني. 

يجب أن تسأل نفسك قبل أن تشرع في كتابة رسالة البريد الإلكتروني: هل لدى الشخص الذي تتواصل معه نفس المعلومات، والإطار المرجعي لديّك؟ إذا لم يكن كذلك، فتأكد من توفير السياق، وأنت هنا لست مضطرًا لإعطاء الخلفية بأكملها، ما عليك سوى ملء الأجزاء المفقودة حتى تكون رسالتك واضحة السياق، منعاً للالتباس أو الغموض، واحرص أن تجعل الهدف من رسالتك واضحاً وفي البداية، وإذا كانت رسالتك تتطلّب إجراءاً من المتلّقي؛ فأوضح ذلك جيداً في رسالتك.

اقرأ أيضاً: عشر نصائح عمليّة لتطوّر من أسلوبك الكتابيّ.

رابعاً: التنسيق الجيد. 

استخدم بنية تنسيق بريد إلكتروني جيدة؛ اكتب سطر موضوع جذاب حتى يضطر المستلم لفتح بريدك الإلكتروني، افهم رسائل التحية، والإغلاق الصحيحة للبريد الإلكتروني، اتبّع الشكل المألوف للكتابة بالترتيب: التحيّة، واسم الشخص، والسؤال عنه، ثم صلب الموضوع، والخاتمة الإيجابية مع معلومات للتواصل إذا كان ذلك مفيداً، ولا يفضّل أن تستخدم خلفيات ملوّنة في بريدك الإلكتروني؛ فأغلب المراسلات ليست بالحميمية التي تتطلّب خلفية ملونة.

كما يجب الانتباه لنوعية الخطوط وحجمها؛ بحيث تكون مناسبة للقراءة. فلا تكون كبيرة جداً تشتت المتلقي، ولا تكون صغيرة بشكلٍ يصعب قراءتها.

كما يجب أن تتحقق من المرفقات إذا كان هناك مرفقات وجودتها.

اقرأ أيضاً: ما هو دور المشرف الأكاديمي في البحث؟

خامساً: احذر الغضب أثناء كتابة بريد إلكتروني. 

 ربما تنزعج من زميلك وتختلف معه لأي سبب، لكن لا ترسل رسائل بريد إلكتروني عندما تكون غاضباً.

 إذا كان يجب أن تكتب عندما تكون مشاعرك حادة، فافعل ذلك في وضع عدم الاتصال. ثمّ ابتعد لمدة اثنتي عشرة ساعةٍ على الأقل، ثم عدّلها بنفسيةٍ هادئة، وعقلٍ متقّ. ستجد الكثير من المفردات، والعبارات التي يجب عليك تغييرها، ولربما وجدت أيضاََ فكرةً كاملة لا ينبغي كتابتها، أو إرسالها.

سادساً: بريدك امتداداً لمهنيتك. 

لا تتعامل مع البريد الإلكتروني على أنه أي شيء لا يمتّ لك بصلةٍ، بل هو في الواقع امتداداً لشخصيتك المهنية. فالطريقة التي تتواصل بها في الأماكن المهنية مع الآخرين يجب أن تكون نفسها على صفحات البريد الإلكتروني.

اقرأ أيضاً: تعرّف على خطوات تحسين الملكة اللغوية لديك.

سابعاً: لا تهمل التدقيق اللغويّ الشامل قبل الإرسال. 

الأخطاء الإملائية، والنحوية تجعلك تبدو سيئًا، وربما تقلّل من قيمتك لدى المرسل له، أو تعطي له فكرة مسبقة عنك لا تحب أنت أن يأخذها. لذا لابد أن تراجع رسالتك، وتصلح الأخطاء قبل إرسالها، حتى لا تترك شيئاً ينتقص منك، أو يعرّضك للإحراج.

ثامناً: إذا كانت كتابة بريد إلكتروني بالإنجليزية. 

إذا كانت رسالتك باللغة الانجليزية، أو أي لغةٍ أخرى لست أنت من أصحابها، فيجب أن تمررها إلى متخصّصٍ في اللغة. كي يراجعها قبل إرسالها، حتى لا يكون بها خطأ قد ينبني عليه ما لا يحمد عقباه. فقد تكون بصدد كتابة خطابٍ لتلقي منحة، أو الالتحاق بصف دراسي في الخارج، أو المشاركة في مؤتمر. فكلّ هذه الأهداف تتطلّب خطاباً باللغة الإنجليزية دقيق المفردات، واضح، وليس به أخطاء.